Sistema de reserva de salas: do horário livre ao profissional na porta

Por onde a reserva chega:

No TexCoworkings a reserva tem três portas de entrada, e as três passam pela mesma conferência. A recepção reserva pela agenda do painel. O contratante, que já tem contrato, reserva pelo portal com o login dele. E o visitante, que ainda não é cliente, encontra as salas no site público do coworking, com fotos, filtro e uma página para cada sala.

No site público, a pessoa escolhe a sala e a data e vê só os horários livres daquele dia. Antes de pedir, ela vê uma estimativa do valor, calculada pela tabela de preço da sala. O pedido entra na agenda como solicitação, e o coworking confirma ou recusa. Esse passo existe de propósito: quem ainda não tem cadastro não ocupa a sala sem alguém da equipe olhar.

O formulário do site tem proteção contra robô. Sem ela, um programa podia encher a agenda de pedidos falsos e travar os horários reais.

Como o sistema decide que o horário está livre:

Horário livre não é só ausência de outra reserva. Antes de gravar, o TexCoworkings trava a sala por um instante e confere, nesta ordem: se existe bloqueio no horário (para aquela sala ou para todas), se existe outra reserva ativa na mesma sala e se o horário cabe inteiro numa janela de funcionamento da sala naquele dia da semana. Só depois disso a reserva é gravada.

A trava resolve o caso clássico de duas pessoas clicando no mesmo horário ao mesmo tempo. Sem ela, as duas passariam pela conferência antes de qualquer uma gravar, e a sala ficaria com duas reservas. Com ela, a segunda recebe a resposta de horário ocupado. Salas diferentes não se travam entre si, então a agenda continua rápida em dia cheio.

Se a sala está tomada, o pedido pode entrar na lista de espera daquele horário, com a situação de cada pessoa.

Regras de cancelamento e alteração:

Cada coworking define as próprias regras, e o sistema aplica a mesma regra para todo mundo. Os padrões, que você pode mudar, são estes: cancelamento sem custo até 24 horas antes, cobrança de 100% do valor quando o cancelamento é mais tarde, alteração até 12 horas antes e no máximo duas alterações por reserva.

No portal, o contratante vê a regra antes de confirmar. Se ele tenta cancelar fora do prazo, a tela diz que percentual do valor será cobrado. Toda alteração e todo cancelamento ficam no histórico da reserva, com quem fez e quando, e a equipe do coworking recebe o aviso.

O que chega depois de reservar:

Assim que a reserva é gravada, o sistema grava o valor pela tabela de preço da sala e gera um QR só daquela reserva. O QR vai por e-mail e por WhatsApp para quem reservou. Ao ler o QR, a pessoa abre uma página mínima com a sala, a data, o horário e a situação, e a partir de 30 minutos antes do início aparece o botão de confirmar presença.

Duas horas antes do horário, sai um lembrete por WhatsApp pelo número do coworking. O lembrete respeita o horário de silêncio, das 22h às 7h, e é enviado uma vez por reserva.

O dono do coworking também pode assinar a agenda no Google Agenda, no Outlook ou no calendário da Apple por um endereço privado. Esse calendário mostra só a sala e o nome de quem reservou, nunca telefone, e-mail ou observação da reserva.

No dia: o tablet na porta da sala:

Cada sala pode ter uma página própria para um tablet preso na porta. Ela ocupa a tela inteira, com a logomarca do coworking e o nome da sala, e mostra a foto e a especialidade do profissional que está atendendo naquele horário. O paciente chega e sabe que está na porta certa, e a recepção não precisa conferir a agenda a cada pessoa que entra.

O que perguntar a qualquer sistema de reserva:

Antes de escolher, faça quatro perguntas. O sistema impede reserva dupla quando duas pessoas clicam juntas? A regra de cancelamento é aplicada pelo sistema ou depende de alguém lembrar? Quem reserva recebe confirmação e lembrete sem a recepção mandar mensagem? E o pedido de quem não é cliente passa por alguém da equipe antes de ocupar a sala?

No TexCoworkings as quatro respostas são sim, como descrito acima. A reserva também está ligada ao contrato e à cobrança, assunto da guia sobre o sistema de gestão completo.