Aluguel de sala por hora: o preço certo para cada horário e cada cliente

Por que um preço único por hora não fecha a conta:

A sala que você aluga por hora tem horários com procura muito diferente. Em coworking de saúde, por exemplo, a manhã e o fim da tarde costumam encher primeiro, porque é quando o paciente consegue ir. O horário do almoço e o começo da tarde ficam vazios. Se o preço é o mesmo o dia todo, você deixa dinheiro na mesa no horário disputado e não convence ninguém a ocupar o horário vazio.

O outro lado da conta é o cliente. A psicóloga que atende toda semana no mesmo horário merece um valor diferente de quem aluga uma sala de reunião uma vez para uma entrevista. Misturar os dois numa tabela só vira desconto dado na conversa, sem registro, e cada recepcionista cobra de um jeito.

A saída é uma tabela com duas dimensões: o período (qual horário, qual dia da semana) e o tipo de cliente (com plano ou avulso). É isso que o TexCoworkings guarda por sala.

Como montar a tabela: hora, turno, diária e mês:

Cada sala tem um valor por hora, por turno e por mês no cadastro. Por cima dele você cadastra faixas, e cada faixa diz: para qual tipo de cliente vale (todos, só avulso ou só quem tem plano), em quais dias da semana, em qual horário e por qual unidade. A unidade pode ser hora, turno (um bloco de 4 horas), diária (um dia de calendário) ou mês.

Um exemplo de tabela de coworking: manhã a R$ 40 a hora e os demais horários a R$ 52. Se a reserva vai das 10h às 14h e a faixa da manhã acaba ao meio-dia, o sistema cobra cada trecho pela faixa que o cobre: duas horas a R$ 40 e duas a R$ 52, total de R$ 184.

Quando duas faixas valem para o mesmo horário, ganha a de maior prioridade; empatadas, ganha a mais específica (tipo de cliente definido vence "todos", faixa com horário vence faixa sem horário). Se você não cadastrar faixa nenhuma, vale o valor por hora da sala, como sempre foi. Antes de salvar, a tela mostra uma prévia do cálculo para a data e o horário que você escolher.

Cliente com plano e cliente avulso:

O tipo de cliente sai do contrato. Quem tem plano no coworking paga pela faixa de quem tem plano; quem não tem paga pela faixa do avulso. O visitante que pede uma sala pelo site público vê a estimativa calculada como avulso, então o valor que ele vê antes de pedir é o mesmo que a recepção vai cobrar.

Para quem aluga com frequência existe o contrato de banco de horas: um pacote de horas por mês, descontado a cada reserva. Reserva cancelada não consome horas, e cada mês guarda o seu saldo, então mudar o pacote em junho não reescreve o que foi usado em março. Também há contrato mensal fixo, por turno e avulso, conforme o combinado com cada profissional.

Sala de reunião, consultório e sala de procedimento:

As salas são organizadas por categoria e subcategoria, e a lista já vem preenchida para coworking de saúde: consultório (clínico, pediátrico, ginecológico, psicologia, nutrição, odontológico), sala de procedimentos e sala de reunião, entre outras. Você cria as suas categorias também.

A categoria ajuda a precificar por grupo. Sala de reunião, que costuma ser alugada por hora e por gente de fora, pode ter uma tabela só para avulso. Consultório de psicologia, que vive de horário fixo semanal, pode ter faixa de plano mais barata na manhã e no fim da tarde.

Da reserva ao recebimento:

Quando a reserva é gravada, o sistema grava junto o valor calculado e quais faixas foram usadas, para que ninguém precise refazer a conta depois. Se a reserva é alterada, o preço é recalculado. Se é cancelada fora do prazo, entra o percentual que a regra do seu coworking define.

A cobrança sai por Pix, boleto ou cartão, e a régua manda os lembretes por e-mail antes do vencimento, no dia e depois do atraso. No relatório, a taxa de ocupação é calculada sobre as horas em que a sala realmente funciona. É esse número que mostra se o desconto da tarde vazia está trazendo gente ou só baixando o preço de quem já viria.

Antes de publicar a tabela:

Comece pelo histórico: quais horários lotam, quais sobram, quem aluga toda semana. Defina no máximo duas ou três faixas por sala no começo, porque tabela complicada demais confunde quem aluga. Escreva a regra de cancelamento junto com o preço, já que hora reservada e não usada é hora que você não vendeu para outra pessoa. E revise a tabela depois de um mês olhando a ocupação, não a impressão da recepção.