Sistema de gestão para coworking: da reserva da sala ao dinheiro na conta

O que um sistema de gestão para coworking precisa resolver:

Coworking vende tempo de sala. Cada hora vendida passa por quatro momentos: alguém reserva, alguém confirma que aquela pessoa pode usar o espaço, alguém cobra e alguém confere se o pagamento caiu. Quando cada momento mora num lugar diferente (a agenda numa planilha, o contrato numa pasta, a cobrança no banco e a conferência no extrato), o erro aparece no encontro entre eles: sala reservada duas vezes, contrato vencido com reserva ativa, cobrança que ninguém mandou.

Por isso o primeiro critério para escolher um sistema não é a lista de funções. É saber se a mesma informação atravessa os quatro momentos sem ser digitada de novo. No TexCoworkings a reserva nasce ligada à sala e ao contratante, o contrato diz a modalidade de cobrança, a cobrança sai do contrato e o extrato do banco é conciliado contra as cobranças. Ninguém copia dado de uma tela para outra.

O segundo critério é o público. Um coworking de saúde recebe médicas, psicólogos, nutricionistas, fisioterapeutas e dentistas, cada um com o seu conselho profissional e as suas exigências. O sistema precisa saber disso no contrato, e não só no cadastro.

Agenda de salas sem reserva dupla:

A agenda é o coração do sistema. No TexCoworkings ela mostra as salas em quatro visões (mês, semana, dia e lista), com filtro por sala e por contratante, e cada sala com a sua cor. Antes de gravar qualquer reserva, o sistema trava aquela sala por um instante e confere três coisas: se há bloqueio no horário (manutenção, limpeza, feriado), se há outra reserva ativa na mesma sala e se o horário cabe na janela de funcionamento daquela sala. Duas pessoas clicando ao mesmo tempo no mesmo horário não geram duas reservas: a segunda recebe o aviso de que o horário acabou de ser ocupado.

Quando a sala está cheia, o horário entra na lista de espera, com a situação de cada pedido (aguardando, avisado, atendido ou desistiu). Nada é apagado: a lista guarda o histórico de quem pediu e de quem foi atendido.

Quem reserva também pode ser o próprio contratante, pelo portal, ou um visitante, pelo site público das salas. Nos dois casos a reserva passa pela mesma conferência da agenda da recepção.

Contratos com a cláusula certa para cada profissão:

O contrato define como cada pessoa paga. O TexCoworkings trabalha com quatro modalidades: banco de horas (um pacote de horas por mês, descontado a cada reserva), mensal fixo, por turno e avulso. O valor mensal é calculado na tela enquanto você monta o contrato.

Todo contrato gerado leva as cláusulas de sistema, que deixam claro que o coworking presta locação de espaço e não responde pela conduta técnica de quem atende. Além delas, entra a cláusula de responsabilidade técnica da categoria do contratante, identificada pelo conselho: CRM, CRP, CRN, CRO, CREFITO, COREN, CRF, CRFa, CREF, CRMV e CRESS têm texto próprio.

A assinatura é eletrônica, por link, e grava o IP, o navegador e o resumo criptográfico do documento no momento do aceite. O PDF sai com um QR que leva a uma página pública de verificação: qualquer pessoa com o papel em mãos confirma se o contrato existe e se está vigente, sem ver endereço, documento ou valor.

Cobrança, régua e conciliação no mesmo lugar:

No começo de cada mês o sistema gera a cobrança de cada contrato ativo, com o vencimento do contrato, por Pix, boleto ou cartão. Uma régua diária manda, por e-mail, o lembrete antes do vencimento, o aviso no dia e duas cobranças de atraso. Multa e juros ao mês existem como configuração do coworking e ficam desligados até você decidir ligar.

A conferência do dinheiro é feita pelo extrato do banco: você importa o arquivo OFX ou CSV que o banco exporta e o sistema sugere, para cada movimento, a cobrança que ele paga. A baixa é sua, com a sugestão na frente.

A nota fiscal de serviço é emitida pelo painel, pelo TexFiscal, nas cidades que o TexFiscal atende. O sistema não promete nota saindo sozinha: quem cuida do financeiro confere e emite.

Portal e aplicativo para quem usa o espaço:

Cada contratante tem um portal com login próprio. Nele a pessoa vê os horários livres, solicita reserva, cancela ou altera dentro das regras do seu coworking, consulta os contratos, paga as cobranças e envia documentos. O portal funciona no navegador do celular e pode ser instalado na tela inicial como aplicativo.

Para a equipe do coworking existe o aplicativo Android, que abre o painel de gestão. Recepção e gestão trabalham na mesma base, do computador ou do telefone.

Mais de uma unidade e números que fecham:

Coworking que cresce abre outro endereço. No TexCoworkings as unidades ficam na mesma conta: a sala pertence a uma unidade, e reserva, bloqueio, lista de espera e check-in herdam a unidade pela sala. Cada pessoa da equipe vê todas as unidades ou só as que forem dela.

Os relatórios mostram reservas, horas reservadas e a taxa de ocupação calculada sobre as horas em que cada sala realmente funciona, e não sobre 24 horas por dia. É esse número que diz se vale abrir mais uma sala ou rever o preço do horário vazio.

Como avaliar antes de contratar:

Peça para ver o sistema com as suas salas, e não com uma demonstração genérica. No TexCoworkings a implantação é acompanhada: a equipe cadastra salas, contratantes, contratos e cobranças com você em até 48 horas, sem custo de setup e sem fidelidade. Se depois de usar você quiser sair, os dados e os contratos ficam disponíveis para exportação.

Confira também três pontos que costumam ser esquecidos: se o sistema impede reserva dupla de verdade, se o contrato entende a profissão de quem aluga e se o extrato do banco conversa com as cobranças. Os três estão descritos acima com o que o TexCoworkings faz em cada um.